TK-HSE-P-520

조직 편성 및 직무 배정 절차

테크니컬코리아
문서 제목 조직 편성 및 직무 배정 절차
문서 번호 TK-HSE-P-520
제정 일자 2025.01.03
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1. 목적

본 절차의 목적은 다음과 같습니다:

  • HSE 관리시스템 운영을 위한 효과적인 조직 구조 설계
  • 각 역할과 책임의 명확한 정의 및 배정
  • 권한과 의사소통 체계의 체계적 구축
  • HSE 성과 향상을 위한 적절한 인력 배치
  • 조직 변화에 따른 유연한 조직 운영 체계 확립

2. 적용 범위

본 절차는 테크니컬코리아의 다음 영역에 적용됩니다:

  • HSE 관리시스템 관련 모든 조직 및 직책
  • 본사, 공장, 지사 등 모든 사업장
  • 정규직, 계약직, 파견직 등 모든 근로자
  • HSE 업무에 관련된 계약업체 및 협력업체
  • 조직 개편 및 인사 발령 업무

3. 인용 표준 및 관련 문서

3.1 인용 표준

  • ISO 45001:2018 - 직장 보건안전 관리시스템 - 요구사항 및 사용 지침
  • 산업안전보건법 및 시행령, 시행규칙
  • 안전보건관리책임자 등의 선임 및 직무에 관한 고시

3.2 관련 문서

  • TK-HSE-001 - HSE 관리시스템 매뉴얼
  • TK-HSE-P-510 - 리더십 및 정책 수립 절차
  • TK-HSE-P-710 - 자원 관리 절차
  • TK-HSE-P-720 - 교육 및 훈련 관리 절차

4. 용어와 정의

4.1 조직 (Organization)

목표를 달성하기 위해 책임, 권한 및 상호관계가 배치된 개인 또는 집단

4.2 역할 (Role)

특정 상황에서 개인이나 그룹에게 기대되는 행동이나 업무의 집합

4.3 책임 (Responsibility)

할당된 업무나 의무를 수행해야 하는 의무

4.4 권한 (Authority)

결정을 내리고 자원을 사용할 수 있는 권리와 권력

4.5 역량 (Competence)

의도된 결과를 달성하기 위해 지식과 기술을 적용하는 능력

5. HSE 조직 구조

최고경영자 (CEO)
HSE 관리책임자
├──────┼──────┼──────┤
안전관리자
보건관리자
환경관리자
HSE 담당자
부서별 HSE 담당자
현장 작업자

5.1 조직 구조 설계 원칙

  • 명확성: 역할과 책임의 명확한 구분
  • 효율성: 의사결정과 업무 수행의 효율성 추구
  • 유연성: 조직 변화에 대한 적응 능력
  • 소통성: 원활한 의사소통 체계 구축
  • 전문성: 각 분야별 전문 역량 확보

6. 역할과 책임

6.1 최고경영자 (CEO)

책임 영역 구체적 책임사항 권한
전략 수립 • HSE 비전 및 전략 수립
• HSE 정책 승인
• 중장기 HSE 목표 결정
• 최종 의사결정
• 예산 승인
• 조직 개편
자원 제공 • HSE 예산 승인
• 인적 자원 배정
• 시설 및 장비 투자
• 예산 집행
• 인사 발령
• 투자 결정
성과 관리 • HSE 성과 검토
• 경영 검토 주관
• 개선 지시
• 성과 평가
• 포상 및 징계
• 시정 명령

6.2 HSE 관리책임자

책임 영역 구체적 책임사항 권한
시스템 운영 • HSE 관리시스템 총괄 운영
• 시스템 개선 및 발전
• 법규 준수 관리
• 시스템 변경
• 절차 승인
• 법규 해석
조직 관리 • HSE 조직 운영
• 업무 분장 및 조정
• 성과 관리
• 업무 배정
• 성과 평가
• 교육 지시
대외 업무 • 정부 기관 업무
• 감사 및 점검 대응
• 외부 기관 협력
• 대외 협상
• 공문 발송
• 계약 체결

6.3 안전관리자

📋 주요 업무

  • 안전관리계획의 수립 및 시행
  • 근로자의 안전·보건교육
  • 작업환경의 점검 및 개선
  • 산업재해 원인조사 및 재발방지 대책 수립
  • 안전장치 및 보호구의 점검 및 관리
  • 기계·기구류의 안전성 검토
  • 안전보건 관리규정의 작성 및 변경

🎯 필요 자격

  • 안전관리자 선임 자격 (산업안전보건법)
  • 관련 분야 학위 또는 경력
  • 안전관리 실무 경험 3년 이상

6.4 보건관리자

📋 주요 업무

  • 작업환경의 측정 및 평가
  • 근로자의 건강진단 및 사후관리
  • 직업성질병 예방 및 관리
  • 작업환경 개선 및 보건교육
  • 유해·위험 요인의 발굴 및 개선
  • 보건 관련 통계의 유지·관리
  • 응급처치 및 구급처치

🎯 필요 자격

  • 보건관리자 선임 자격 (산업안전보건법)
  • 간호사, 위생사 등 보건 관련 자격
  • 산업보건 실무 경험 2년 이상

6.5 환경관리자

📋 주요 업무

  • 환경영향 평가 및 관리
  • 환경법규 준수 관리
  • 폐기물 관리 및 처리
  • 대기, 수질, 토양 오염 방지
  • 환경 모니터링 및 측정
  • 환경 개선 계획 수립 및 시행
  • 환경 사고 대응 및 복구

🎯 필요 자격

  • 환경 관련 기사 이상 자격증
  • 환경공학 또는 관련 분야 학위
  • 환경관리 실무 경험 3년 이상

6.6 부서장

책임 영역 구체적 책임사항
부서 HSE 관리 • 부서 HSE 계획 수립
• 부서원 HSE 교육
• 일일 안전점검 실시
• 사고 예방 활동 주관
근로자 관리 • 부서원 HSE 역할 배정
• 안전수칙 준수 지도
• HSE 성과 평가
• 위험 행동 시정
보고 및 소통 • HSE 현황 상급자 보고
• 근로자 의견 수렴
• 개선사항 건의
• 사고 즉시 보고

7. 조직 편성 절차

7.1 HSE 조직 설계

7.1.1 조직 설계 단계

  1. 현황 분석
    • 현재 조직 구조 분석
    • 업무량 및 업무 특성 파악
    • 인력 현황 및 역량 평가
    • 법적 요구사항 검토
  2. 조직 설계
    • 최적 조직 구조 설계
    • 역할과 책임 정의
    • 보고 체계 및 권한 설정
    • 의사소통 채널 구축
  3. 승인 및 공표
    • 최고경영자 승인
    • 조직도 및 업무분장 공표
    • 전 직원 교육 실시
    • 시행 및 모니터링

7.1.2 조직 설계 시 고려사항

고려 요소 세부 사항
법적 요구사항 • 산업안전보건법상 관리자 선임 의무
• 사업장 규모별 선임 기준
• 자격 요건 및 직무 범위
사업 특성 • 업종 및 업무 위험도
• 사업장 위치 및 규모
• 작업 형태 및 근무 시간
인적 자원 • 현재 인력 현황
• 필요 역량 및 자격
• 교육 및 개발 계획
예산 및 자원 • 인건비 예산
• 교육 및 훈련 비용
• 시설 및 장비 투자

7.2 직무 배정 절차

7.2.1 직무 분석

  1. 업무 내용 분석
    • 주요 업무 및 세부 업무 파악
    • 업무의 중요도 및 난이도 평가
    • 업무량 및 소요 시간 산정
    • 다른 업무와의 연관성 분석
  2. 필요 역량 정의
    • 학력, 경력, 자격증 요건
    • 필요 지식 및 기술
    • 개인적 특성 및 능력
    • 의사소통 및 리더십 역량
  3. 성과 지표 설정
    • 정량적 성과 지표
    • 정성적 평가 기준
    • 목표 설정 및 평가 방법
    • 피드백 및 개선 체계

7.2.2 인력 배정

직무 요구사항 검토
후보자 선정
역량 평가
배정 결정
발령 및 교육
성과 모니터링

8. 역량 관리

8.1 역량 요구사항

직책 학력/경력 자격증 핵심 역량
HSE 관리책임자 대졸 이상, 5년 이상 경력 안전관리자 또는 관련 자격 리더십, 의사소통, 문제해결
안전관리자 관련 학과 졸업, 3년 이상 경력 안전관리자 선임 자격 위험 평가, 기술 지도, 교육
보건관리자 보건 관련 학과, 2년 이상 경력 간호사, 위생사 등 건강 관리, 상담, 응급처치
환경관리자 환경공학 관련, 3년 이상 경력 환경 관련 기사 이상 환경 분석, 법규 해석, 개선
HSE 담당자 고졸 이상, 1년 이상 경력 관련 자격 우대 업무 수행, 협조, 학습

8.2 역량 개발 계획

8.2.1 교육 훈련 체계

교육 구분 대상 내용 주기
신입 교육 신규 배정자 • 조직 소개
• 역할 및 책임
• 기본 업무 교육
배정 후 1개월 내
정기 교육 전체 HSE 조직 • 법규 변경사항
• 새로운 기술
• 모범 사례
분기별
전문 교육 관리자급 • 전문 기술
• 리더십
• 의사소통
연 2회
보수 교육 자격 보유자 • 법정 보수교육
• 자격 갱신
• 최신 동향
법정 기준

8.2.2 역량 평가

  • 정기 평가: 연 2회 (상/하반기)
  • 평가 방법: 서면 평가, 실무 평가, 360도 평가
  • 평가 기준: 업무 성과, 전문 지식, 협업 능력
  • 개선 계획: 평가 결과에 따른 개인별 개발 계획 수립

9. 의사소통 체계

9.1 의사소통 채널

채널 유형 참여자 주기 내용
경영진 회의 CEO, HSE 관리책임자 월 1회 • HSE 성과 보고
• 주요 이슈 논의
• 의사결정
HSE 관리자 회의 HSE 조직 전체 주 1회 • 업무 현황 공유
• 협조 사항
• 개선 방안
부서별 간담회 부서장, HSE 담당자 월 1회 • 부서 HSE 현황
• 애로사항
• 지원 요청
전사 HSE 회의 전체 임직원 분기 1회 • 정책 전파
• 성과 공유
• 우수사례

9.2 보고 체계

9.2.1 정기 보고

  • 일일 보고: 현장 → 부서장 → HSE 담당자
  • 주간 보고: HSE 담당자 → HSE 관리책임자
  • 월간 보고: HSE 관리책임자 → 최고경영자
  • 분기 보고: 전사 HSE 성과 종합 보고

9.2.2 비상 보고

  • 사고 발생 시: 즉시 보고 (30분 내)
  • 중대 위험 발견 시: 즉시 보고 (1시간 내)
  • 법규 위반 시: 즉시 보고 (당일)
  • 외부 점검 시: 사전 보고 및 결과 보고

10. 성과 관리

10.1 성과 지표

지표 구분 세부 지표 목표 측정 방법
조직 효율성 업무 처리 시간 기준 대비 90% 이하 업무 처리 기록
의사결정 속도 3일 이내 결재 시스템
업무 만족도 4.0/5.0 이상 만족도 조사
역량 수준 교육 이수율 100% 교육 기록
자격 보유율 100% 자격 대장
역량 평가 점수 80점 이상 평가 결과
의사소통 회의 참석률 95% 이상 참석 기록
정보 공유 속도 24시간 내 시스템 로그

10.2 개선 관리

10.2.1 정기 검토

  1. 월간 검토: 각 부서별 성과 분석
  2. 분기 검토: 전체 조직 효율성 평가
  3. 연간 검토: 조직 구조 및 운영 체계 전면 검토
  4. 수시 검토: 중대한 문제 발생 시 즉시 검토

10.2.2 개선 조치

  • 업무 프로세스 개선: 비효율적 절차 간소화
  • 조직 구조 조정: 필요시 조직 개편
  • 역량 강화: 교육 및 훈련 확대
  • 시스템 개선: IT 시스템 및 도구 개선

11. 기록 관리

11.1 작성 기록

기록명 작성자 보관 기간 보관 장소
HSE 조직도 HSE 관리책임자 영구 HSE 관리부서
업무분장표 HSE 관리책임자 3년 HSE 관리부서
인사발령장 인사담당자 영구 인사부서
역량 평가서 각 부서장 5년 각 부서
교육 기록 교육담당자 3년 교육담당부서
회의록 회의 간사 3년 HSE 관리부서

12. 첨부 서식

  • 첨부 1: HSE 조직도 양식
  • 첨부 2: 업무분장표 양식
  • 첨부 3: 역할 및 책임 매트릭스
  • 첨부 4: 역량 요구사항 체크리스트
  • 첨부 5: 역량 평가표
  • 첨부 6: 교육 계획서 양식
  • 첨부 7: 성과 평가표
  • 첨부 8: 의사소통 매트릭스

TK-HSE-P-520

Organization and Job Assignment Procedure

Technicalkorea
Document Title Organization and Job Assignment Procedure
Document Number TK-HSE-P-520
Established Date 2025.01.03
Revision Date
Revision Number 01
Page 1 of 8
Category Prepared Reviewed Approved
Date
Name
Signature

1. Purpose

The purpose of this procedure is as follows:

  • Design effective organizational structure for HSE management system operation
  • Clear definition and assignment of roles and responsibilities
  • Systematic establishment of authority and communication systems
  • Appropriate personnel deployment for HSE performance improvement
  • Establishment of flexible organizational operation system according to organizational changes

2. Scope

This procedure applies to the following areas of Technicalkorea:

  • All organizations and positions related to HSE management system
  • All business sites including headquarters, factories, and branches
  • All workers including regular, contract, and temporary employees
  • Contractors and partners related to HSE work
  • Organizational restructuring and personnel assignment work

3. Referenced Standards and Related Documents

3.1 Referenced Standards

  • ISO 45001:2018 - Occupational health and safety management systems - Requirements with guidance for use
  • Occupational Safety and Health Act and its enforcement decree and rules
  • Notice on the appointment and duties of safety and health management supervisors

3.2 Related Documents

  • TK-HSE-001 - HSE Management System Manual
  • TK-HSE-P-510 - Leadership and Policy Development Procedure
  • TK-HSE-P-710 - Resource Management Procedure
  • TK-HSE-P-720 - Education and Training Management Procedure

4. Terms and Definitions

4.1 Organization

Person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships to achieve its objectives

4.2 Role

Set of behaviors or tasks expected of a person or group in a specific situation

4.3 Responsibility

Obligation to perform assigned tasks or duties

4.4 Authority

Right and power to make decisions and use resources

4.5 Competence

Ability to apply knowledge and skills to achieve intended results

5. HSE Organization Structure

Chief Executive Officer (CEO)
HSE Management Representative
├──────┼──────┼──────┤
Safety Manager
Health Manager
Environmental Manager
HSE Officer
Departmental HSE Officers
Field Workers

5.1 Organizational Structure Design Principles

  • Clarity: Clear distinction of roles and responsibilities
  • Efficiency: Pursuit of efficiency in decision-making and task performance
  • Flexibility: Adaptability to organizational changes
  • Communication: Establishment of smooth communication system
  • Professionalism: Securing professional competency in each field

6. Roles and Responsibilities

6.1 Chief Executive Officer (CEO)

Responsibility Area Specific Responsibilities Authority
Strategy Development • Establish HSE vision and strategy
• Approve HSE policy
• Determine medium-long term HSE objectives
• Final decision making
• Budget approval
• Organizational restructuring
Resource Provision • Approve HSE budget
• Allocate human resources
• Invest in facilities and equipment
• Budget execution
• Personnel appointment
• Investment decision
Performance Management • Review HSE performance
• Lead management review
• Direct improvements
• Performance evaluation
• Rewards and disciplinary actions
• Corrective orders

6.2 HSE Management Representative

Responsibility Area Specific Responsibilities Authority
System Operation • Overall operation of HSE management system
• System improvement and development
• Legal compliance management
• System modification
• Procedure approval
• Legal interpretation
Organization Management • HSE organization operation
• Work assignment and coordination
• Performance management
• Task assignment
• Performance evaluation
• Training direction
External Affairs • Government agency affairs
• Audit and inspection response
• External organization cooperation
• External negotiation
• Official document dispatch
• Contract conclusion

6.3 Safety Manager

📋 Main Duties

  • Establishment and implementation of safety management plans
  • Safety and health education for workers
  • Inspection and improvement of work environment
  • Investigation of industrial accident causes and establishment of recurrence prevention measures
  • Inspection and management of safety devices and protective equipment
  • Safety review of machinery and equipment
  • Preparation and modification of safety and health management regulations

🎯 Required Qualifications

  • Safety manager appointment qualification (Occupational Safety and Health Act)
  • Related field degree or experience
  • Safety management practical experience of 3 years or more

6.4 Health Manager

📋 Main Duties

  • Measurement and evaluation of work environment
  • Health examination and follow-up management of workers
  • Prevention and management of occupational diseases
  • Work environment improvement and health education
  • Discovery and improvement of harmful and dangerous factors
  • Maintenance and management of health-related statistics
  • Emergency treatment and first aid

🎯 Required Qualifications

  • Health manager appointment qualification (Occupational Safety and Health Act)
  • Health-related qualifications such as nurse, hygienist
  • Industrial health practical experience of 2 years or more

6.5 Environmental Manager

📋 Main Duties

  • Environmental impact assessment and management
  • Environmental regulation compliance management
  • Waste management and treatment
  • Prevention of air, water, and soil pollution
  • Environmental monitoring and measurement
  • Establishment and implementation of environmental improvement plans
  • Environmental accident response and recovery

🎯 Required Qualifications

  • Environmental-related engineer certification or higher
  • Environmental engineering or related field degree
  • Environmental management practical experience of 3 years or more

6.6 Department Manager

Responsibility Area Specific Responsibilities
Department HSE Management • Establish department HSE plans
• HSE education for department members
• Conduct daily safety inspections
• Lead accident prevention activities
Worker Management • Assign HSE roles to department members
• Guide compliance with safety rules
• Evaluate HSE performance
• Correct dangerous behaviors
Reporting and Communication • Report HSE status to superiors
• Collect worker opinions
• Suggest improvements
• Immediately report accidents

7. Organization Procedures

7.1 HSE Organization Design

7.1.1 Organization Design Stages

  1. Current Status Analysis
    • Analysis of current organizational structure
    • Identification of workload and work characteristics
    • Evaluation of personnel status and competency
    • Review of legal requirements
  2. Organization Design
    • Design optimal organizational structure
    • Define roles and responsibilities
    • Set reporting system and authority
    • Establish communication channels
  3. Approval and Announcement
    • CEO approval
    • Announcement of organization chart and job assignment
    • Training for all employees
    • Implementation and monitoring

7.1.2 Considerations in Organization Design

Consideration Factor Details
Legal Requirements • Mandatory appointment of managers under Occupational Safety and Health Act
• Appointment criteria by workplace size
• Qualification requirements and job scope
Business Characteristics • Industry type and work risk level
• Workplace location and size
• Work type and working hours
Human Resources • Current personnel status
• Required competency and qualifications
• Education and development plans
Budget and Resources • Personnel cost budget
• Education and training costs
• Facility and equipment investment

7.2 Job Assignment Procedure

7.2.1 Job Analysis

  1. Work Content Analysis
    • Identification of main tasks and detailed tasks
    • Evaluation of task importance and difficulty
    • Calculation of workload and required time
    • Analysis of relationships with other tasks
  2. Required Competency Definition
    • Education, experience, certification requirements
    • Required knowledge and skills
    • Personal characteristics and abilities
    • Communication and leadership competency
  3. Performance Indicator Setting
    • Quantitative performance indicators
    • Qualitative evaluation criteria
    • Goal setting and evaluation methods
    • Feedback and improvement system

7.2.2 Personnel Assignment

Review Job Requirements
Select Candidates
Competency Assessment
Assignment Decision
Appointment and Training
Performance Monitoring

8. Competency Management

8.1 Competency Requirements

Position Education/Experience Certification Core Competency
HSE Management Representative Bachelor's degree or higher, 5+ years experience Safety manager or related qualification Leadership, communication, problem-solving
Safety Manager Related field graduate, 3+ years experience Safety manager appointment qualification Risk assessment, technical guidance, education
Health Manager Health-related field, 2+ years experience Nurse, hygienist, etc. Health management, counseling, first aid
Environmental Manager Environmental engineering related, 3+ years experience Environmental engineer or higher Environmental analysis, regulation interpretation, improvement
HSE Officer High school graduate or higher, 1+ years experience Related qualification preferred Task performance, cooperation, learning

8.2 Competency Development Plan

8.2.1 Education and Training System

Education Type Target Content Frequency
New Employee Training Newly assigned personnel • Organization introduction
• Roles and responsibilities
• Basic job training
Within 1 month of assignment
Regular Training All HSE organization • Regulatory changes
• New technologies
• Best practices
Quarterly
Professional Training Management level • Professional skills
• Leadership
• Communication
Twice a year
Refresher Training Certificate holders • Legal refresher training
• Qualification renewal
• Latest trends
As per legal requirements

8.2.2 Competency Assessment

  • Regular Assessment: Twice a year (first/second half)
  • Assessment Method: Written assessment, practical assessment, 360-degree assessment
  • Assessment Criteria: Job performance, professional knowledge, collaboration ability
  • Improvement Plan: Individual development plan based on assessment results

9. Communication System

9.1 Communication Channels

Channel Type Participants Frequency Content
Management Meeting CEO, HSE Management Representative Monthly • HSE performance reporting
• Major issue discussion
• Decision making
HSE Manager Meeting Entire HSE organization Weekly • Work status sharing
• Cooperation matters
• Improvement measures
Departmental Meeting Department managers, HSE officers Monthly • Department HSE status
• Difficulties
• Support requests
Company-wide HSE Meeting All employees Quarterly • Policy dissemination
• Performance sharing
• Best practices

9.2 Reporting System

9.2.1 Regular Reporting

  • Daily Report: Field → Department Manager → HSE Officer
  • Weekly Report: HSE Officer → HSE Management Representative
  • Monthly Report: HSE Management Representative → CEO
  • Quarterly Report: Company-wide HSE performance comprehensive report

9.2.2 Emergency Reporting

  • Accident Occurrence: Immediate report (within 30 minutes)
  • Major Risk Discovery: Immediate report (within 1 hour)
  • Regulatory Violation: Immediate report (same day)
  • External Inspection: Advance report and result report

10. Performance Management

10.1 Performance Indicators

Indicator Category Detailed Indicator Target Measurement Method
Organizational Efficiency Task processing time 90% or less of standard Task processing records
Decision-making speed Within 3 days Approval system
Job satisfaction 4.0/5.0 or higher Satisfaction survey
Competency Level Training completion rate 100% Training records
Qualification holding rate 100% Qualification register
Competency assessment score 80 points or higher Assessment results
Communication Meeting attendance rate 95% or higher Attendance records
Information sharing speed Within 24 hours System logs

10.2 Improvement Management

10.2.1 Regular Review

  1. Monthly Review: Performance analysis by each department
  2. Quarterly Review: Overall organizational efficiency evaluation
  3. Annual Review: Comprehensive review of organizational structure and operation system
  4. Ad-hoc Review: Immediate review when major problems occur

10.2.2 Improvement Measures

  • Work Process Improvement: Streamlining inefficient procedures
  • Organizational Structure Adjustment: Organizational restructuring when necessary
  • Competency Enhancement: Expansion of education and training
  • System Improvement: IT system and tool improvement

11. Records Management

11.1 Prepared Records

Record Name Preparer Retention Period Storage Location
HSE Organization Chart HSE Management Representative Permanent HSE Management Department
Job Assignment Table HSE Management Representative 3 years HSE Management Department
Personnel Appointment Order HR Personnel Permanent HR Department
Competency Assessment Report Each Department Manager 5 years Each Department
Training Records Training Officer 3 years Training Department
Meeting Minutes Meeting Secretary 3 years HSE Management Department

12. Appendix Forms

  • Appendix 1: HSE Organization Chart Form
  • Appendix 2: Job Assignment Table Form
  • Appendix 3: Role and Responsibility Matrix
  • Appendix 4: Competency Requirements Checklist
  • Appendix 5: Competency Assessment Form
  • Appendix 6: Training Plan Form
  • Appendix 7: Performance Evaluation Form
  • Appendix 8: Communication Matrix