# TK-HSE-P-520

## 조직 편성 및 직무 배정 절차

테크니컬코리아

문서 제목 | 조직 편성 및 직무 배정 절차
문서 번호 | TK-HSE-P-520
제정 일자 | 2025.01.03
개정 일자 |
개정 번호 | 01
페이지 | 1 of 8

구분 | 작성 | 검토 | 승인
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## 1. 목적

본 절차의 목적은 다음과 같습니다:

- HSE 관리시스템 운영을 위한 효과적인 조직 구조 설계
- 각 역할과 책임의 명확한 정의 및 배정
- 권한과 의사소통 체계의 체계적 구축
- HSE 성과 향상을 위한 적절한 인력 배치
- 조직 변화에 따른 유연한 조직 운영 체계 확립

## 2. 적용 범위

본 절차는 테크니컬코리아의 다음 영역에 적용됩니다:

- HSE 관리시스템 관련 모든 조직 및 직책
- 본사, 공장, 지사 등 모든 사업장
- 정규직, 계약직, 파견직 등 모든 근로자
- HSE 업무에 관련된 계약업체 및 협력업체
- 조직 개편 및 인사 발령 업무

## 3. 인용 표준 및 관련 문서

### 3.1 인용 표준

- ISO 45001:2018 - 직장 보건안전 관리시스템 - 요구사항 및 사용 지침
- 산업안전보건법 및 시행령, 시행규칙
- 안전보건관리책임자 등의 선임 및 직무에 관한 고시

### 3.2 관련 문서

- TK-HSE-001 - HSE 관리시스템 매뉴얼
- TK-HSE-P-510 - 리더십 및 정책 수립 절차
- TK-HSE-P-710 - 자원 관리 절차
- TK-HSE-P-720 - 교육 및 훈련 관리 절차

## 4. 용어와 정의

#### 4.1 조직 (Organization)

목표를 달성하기 위해 책임, 권한 및 상호관계가 배치된 개인 또는 집단

#### 4.2 역할 (Role)

특정 상황에서 개인이나 그룹에게 기대되는 행동이나 업무의 집합

#### 4.3 책임 (Responsibility)

할당된 업무나 의무를 수행해야 하는 의무

#### 4.4 권한 (Authority)

결정을 내리고 자원을 사용할 수 있는 권리와 권력

#### 4.5 역량 (Competence)

의도된 결과를 달성하기 위해 지식과 기술을 적용하는 능력

## 5. HSE 조직 구조

최고경영자 (CEO)
│
HSE 관리책임자
├──────┼──────┼──────┤
안전관리자
보건관리자
환경관리자
HSE 담당자
│
부서별 HSE 담당자
│
현장 작업자

### 5.1 조직 구조 설계 원칙

- 명확성: 역할과 책임의 명확한 구분
- 효율성: 의사결정과 업무 수행의 효율성 추구
- 유연성: 조직 변화에 대한 적응 능력
- 소통성: 원활한 의사소통 체계 구축
- 전문성: 각 분야별 전문 역량 확보

## 6. 역할과 책임

### 6.1 최고경영자 (CEO)

책임 영역 | 구체적 책임사항 | 권한
--- | --- | ---
전략 수립 | • HSE 비전 및 전략 수립 • HSE 정책 승인 • 중장기 HSE 목표 결정 | • 최종 의사결정 • 예산 승인 • 조직 개편
자원 제공 | • HSE 예산 승인 • 인적 자원 배정 • 시설 및 장비 투자 | • 예산 집행 • 인사 발령 • 투자 결정
성과 관리 | • HSE 성과 검토 • 경영 검토 주관 • 개선 지시 | • 성과 평가 • 포상 및 징계 • 시정 명령

### 6.2 HSE 관리책임자

책임 영역 | 구체적 책임사항 | 권한
--- | --- | ---
시스템 운영 | • HSE 관리시스템 총괄 운영 • 시스템 개선 및 발전 • 법규 준수 관리 | • 시스템 변경 • 절차 승인 • 법규 해석
조직 관리 | • HSE 조직 운영 • 업무 분장 및 조정 • 성과 관리 | • 업무 배정 • 성과 평가 • 교육 지시
대외 업무 | • 정부 기관 업무 • 감사 및 점검 대응 • 외부 기관 협력 | • 대외 협상 • 공문 발송 • 계약 체결

### 6.3 안전관리자

#### 📋 주요 업무

- 안전관리계획의 수립 및 시행
- 근로자의 안전·보건교육
- 작업환경의 점검 및 개선
- 산업재해 원인조사 및 재발방지 대책 수립
- 안전장치 및 보호구의 점검 및 관리
- 기계·기구류의 안전성 검토
- 안전보건 관리규정의 작성 및 변경

#### 🎯 필요 자격

- 안전관리자 선임 자격 (산업안전보건법)
- 관련 분야 학위 또는 경력
- 안전관리 실무 경험 3년 이상

### 6.4 보건관리자

#### 📋 주요 업무

- 작업환경의 측정 및 평가
- 근로자의 건강진단 및 사후관리
- 직업성질병 예방 및 관리
- 작업환경 개선 및 보건교육
- 유해·위험 요인의 발굴 및 개선
- 보건 관련 통계의 유지·관리
- 응급처치 및 구급처치

#### 🎯 필요 자격

- 보건관리자 선임 자격 (산업안전보건법)
- 간호사, 위생사 등 보건 관련 자격
- 산업보건 실무 경험 2년 이상

### 6.5 환경관리자

#### 📋 주요 업무

- 환경영향 평가 및 관리
- 환경법규 준수 관리
- 폐기물 관리 및 처리
- 대기, 수질, 토양 오염 방지
- 환경 모니터링 및 측정
- 환경 개선 계획 수립 및 시행
- 환경 사고 대응 및 복구

#### 🎯 필요 자격

- 환경 관련 기사 이상 자격증
- 환경공학 또는 관련 분야 학위
- 환경관리 실무 경험 3년 이상

### 6.6 부서장

책임 영역 | 구체적 책임사항
--- | ---
부서 HSE 관리 | • 부서 HSE 계획 수립 • 부서원 HSE 교육 • 일일 안전점검 실시 • 사고 예방 활동 주관
근로자 관리 | • 부서원 HSE 역할 배정 • 안전수칙 준수 지도 • HSE 성과 평가 • 위험 행동 시정
보고 및 소통 | • HSE 현황 상급자 보고 • 근로자 의견 수렴 • 개선사항 건의 • 사고 즉시 보고

## 7. 조직 편성 절차

### 7.1 HSE 조직 설계

#### 7.1.1 조직 설계 단계

1. 현황 분석
   - 현재 조직 구조 분석
   - 업무량 및 업무 특성 파악
   - 인력 현황 및 역량 평가
   - 법적 요구사항 검토
2. 조직 설계
   - 최적 조직 구조 설계
   - 역할과 책임 정의
   - 보고 체계 및 권한 설정
   - 의사소통 채널 구축
3. 승인 및 공표
   - 최고경영자 승인
   - 조직도 및 업무분장 공표
   - 전 직원 교육 실시
   - 시행 및 모니터링

#### 7.1.2 조직 설계 시 고려사항

고려 요소 | 세부 사항
--- | ---
법적 요구사항 | • 산업안전보건법상 관리자 선임 의무 • 사업장 규모별 선임 기준 • 자격 요건 및 직무 범위
사업 특성 | • 업종 및 업무 위험도 • 사업장 위치 및 규모 • 작업 형태 및 근무 시간
인적 자원 | • 현재 인력 현황 • 필요 역량 및 자격 • 교육 및 개발 계획
예산 및 자원 | • 인건비 예산 • 교육 및 훈련 비용 • 시설 및 장비 투자

### 7.2 직무 배정 절차

#### 7.2.1 직무 분석

1. 업무 내용 분석
   - 주요 업무 및 세부 업무 파악
   - 업무의 중요도 및 난이도 평가
   - 업무량 및 소요 시간 산정
   - 다른 업무와의 연관성 분석
2. 필요 역량 정의
   - 학력, 경력, 자격증 요건
   - 필요 지식 및 기술
   - 개인적 특성 및 능력
   - 의사소통 및 리더십 역량
3. 성과 지표 설정
   - 정량적 성과 지표
   - 정성적 평가 기준
   - 목표 설정 및 평가 방법
   - 피드백 및 개선 체계

#### 7.2.2 인력 배정

직무 요구사항 검토
⬇
후보자 선정
⬇
역량 평가
⬇
배정 결정
⬇
발령 및 교육
⬇
성과 모니터링

## 8. 역량 관리

### 8.1 역량 요구사항

직책 | 학력/경력 | 자격증 | 핵심 역량
--- | --- | --- | ---
HSE 관리책임자 | 대졸 이상, 5년 이상 경력 | 안전관리자 또는 관련 자격 | 리더십, 의사소통, 문제해결
안전관리자 | 관련 학과 졸업, 3년 이상 경력 | 안전관리자 선임 자격 | 위험 평가, 기술 지도, 교육
보건관리자 | 보건 관련 학과, 2년 이상 경력 | 간호사, 위생사 등 | 건강 관리, 상담, 응급처치
환경관리자 | 환경공학 관련, 3년 이상 경력 | 환경 관련 기사 이상 | 환경 분석, 법규 해석, 개선
HSE 담당자 | 고졸 이상, 1년 이상 경력 | 관련 자격 우대 | 업무 수행, 협조, 학습

### 8.2 역량 개발 계획

#### 8.2.1 교육 훈련 체계

교육 구분 | 대상 | 내용 | 주기
--- | --- | --- | ---
신입 교육 | 신규 배정자 | • 조직 소개 • 역할 및 책임 • 기본 업무 교육 | 배정 후 1개월 내
정기 교육 | 전체 HSE 조직 | • 법규 변경사항 • 새로운 기술 • 모범 사례 | 분기별
전문 교육 | 관리자급 | • 전문 기술 • 리더십 • 의사소통 | 연 2회
보수 교육 | 자격 보유자 | • 법정 보수교육 • 자격 갱신 • 최신 동향 | 법정 기준

#### 8.2.2 역량 평가

- 정기 평가: 연 2회 (상/하반기)
- 평가 방법: 서면 평가, 실무 평가, 360도 평가
- 평가 기준: 업무 성과, 전문 지식, 협업 능력
- 개선 계획: 평가 결과에 따른 개인별 개발 계획 수립

## 9. 의사소통 체계

### 9.1 의사소통 채널

채널 유형 | 참여자 | 주기 | 내용
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경영진 회의 | CEO, HSE 관리책임자 | 월 1회 | • HSE 성과 보고 • 주요 이슈 논의 • 의사결정
HSE 관리자 회의 | HSE 조직 전체 | 주 1회 | • 업무 현황 공유 • 협조 사항 • 개선 방안
부서별 간담회 | 부서장, HSE 담당자 | 월 1회 | • 부서 HSE 현황 • 애로사항 • 지원 요청
전사 HSE 회의 | 전체 임직원 | 분기 1회 | • 정책 전파 • 성과 공유 • 우수사례

### 9.2 보고 체계

#### 9.2.1 정기 보고

- 일일 보고: 현장 → 부서장 → HSE 담당자
- 주간 보고: HSE 담당자 → HSE 관리책임자
- 월간 보고: HSE 관리책임자 → 최고경영자
- 분기 보고: 전사 HSE 성과 종합 보고

#### 9.2.2 비상 보고

- 사고 발생 시: 즉시 보고 (30분 내)
- 중대 위험 발견 시: 즉시 보고 (1시간 내)
- 법규 위반 시: 즉시 보고 (당일)
- 외부 점검 시: 사전 보고 및 결과 보고

## 10. 성과 관리

### 10.1 성과 지표

지표 구분 | 세부 지표 | 목표 | 측정 방법
--- | --- | --- | ---
조직 효율성 | 업무 처리 시간 | 기준 대비 90% 이하 | 업무 처리 기록
의사결정 속도 | 3일 이내 | 결재 시스템
업무 만족도 | 4.0/5.0 이상 | 만족도 조사
역량 수준 | 교육 이수율 | 100% | 교육 기록
자격 보유율 | 100% | 자격 대장
역량 평가 점수 | 80점 이상 | 평가 결과
의사소통 | 회의 참석률 | 95% 이상 | 참석 기록
정보 공유 속도 | 24시간 내 | 시스템 로그

### 10.2 개선 관리

#### 10.2.1 정기 검토

1. 월간 검토: 각 부서별 성과 분석
2. 분기 검토: 전체 조직 효율성 평가
3. 연간 검토: 조직 구조 및 운영 체계 전면 검토
4. 수시 검토: 중대한 문제 발생 시 즉시 검토

#### 10.2.2 개선 조치

- 업무 프로세스 개선: 비효율적 절차 간소화
- 조직 구조 조정: 필요시 조직 개편
- 역량 강화: 교육 및 훈련 확대
- 시스템 개선: IT 시스템 및 도구 개선

## 11. 기록 관리

### 11.1 작성 기록

기록명 | 작성자 | 보관 기간 | 보관 장소
--- | --- | --- | ---
HSE 조직도 | HSE 관리책임자 | 영구 | HSE 관리부서
업무분장표 | HSE 관리책임자 | 3년 | HSE 관리부서
인사발령장 | 인사담당자 | 영구 | 인사부서
역량 평가서 | 각 부서장 | 5년 | 각 부서
교육 기록 | 교육담당자 | 3년 | 교육담당부서
회의록 | 회의 간사 | 3년 | HSE 관리부서

## 12. 첨부 서식

- 첨부 1: HSE 조직도 양식
- 첨부 2: 업무분장표 양식
- 첨부 3: 역할 및 책임 매트릭스
- 첨부 4: 역량 요구사항 체크리스트
- 첨부 5: 역량 평가표
- 첨부 6: 교육 계획서 양식
- 첨부 7: 성과 평가표
- 첨부 8: 의사소통 매트릭스

# TK-HSE-P-520

## Organization and Job Assignment Procedure

Technicalkorea

Document Title | Organization and Job Assignment Procedure
Document Number | TK-HSE-P-520
Established Date | 2025.01.03
Revision Date |
Revision Number | 01
Page | 1 of 8

Category | Prepared | Reviewed | Approved
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## 1. Purpose

The purpose of this procedure is as follows:

- Design effective organizational structure for HSE management system operation
- Clear definition and assignment of roles and responsibilities
- Systematic establishment of authority and communication systems
- Appropriate personnel deployment for HSE performance improvement
- Establishment of flexible organizational operation system according to organizational changes

## 2. Scope

This procedure applies to the following areas of Technicalkorea:

- All organizations and positions related to HSE management system
- All business sites including headquarters, factories, and branches
- All workers including regular, contract, and temporary employees
- Contractors and partners related to HSE work
- Organizational restructuring and personnel assignment work

## 3. Referenced Standards and Related Documents

### 3.1 Referenced Standards

- ISO 45001:2018 - Occupational health and safety management systems - Requirements with guidance for use
- Occupational Safety and Health Act and its enforcement decree and rules
- Notice on the appointment and duties of safety and health management supervisors

### 3.2 Related Documents

- TK-HSE-001 - HSE Management System Manual
- TK-HSE-P-510 - Leadership and Policy Development Procedure
- TK-HSE-P-710 - Resource Management Procedure
- TK-HSE-P-720 - Education and Training Management Procedure

## 4. Terms and Definitions

#### 4.1 Organization

Person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships to achieve its objectives

#### 4.2 Role

Set of behaviors or tasks expected of a person or group in a specific situation

#### 4.3 Responsibility

Obligation to perform assigned tasks or duties

#### 4.4 Authority

Right and power to make decisions and use resources

#### 4.5 Competence

Ability to apply knowledge and skills to achieve intended results

## 5. HSE Organization Structure

Chief Executive Officer (CEO)
│
HSE Management Representative
├──────┼──────┼──────┤
Safety Manager
Health Manager
Environmental Manager
HSE Officer
│
Departmental HSE Officers
│
Field Workers

### 5.1 Organizational Structure Design Principles

- Clarity: Clear distinction of roles and responsibilities
- Efficiency: Pursuit of efficiency in decision-making and task performance
- Flexibility: Adaptability to organizational changes
- Communication: Establishment of smooth communication system
- Professionalism: Securing professional competency in each field

## 6. Roles and Responsibilities

### 6.1 Chief Executive Officer (CEO)

Responsibility Area | Specific Responsibilities | Authority
--- | --- | ---
Strategy Development | • Establish HSE vision and strategy • Approve HSE policy • Determine medium-long term HSE objectives | • Final decision making • Budget approval • Organizational restructuring
Resource Provision | • Approve HSE budget • Allocate human resources • Invest in facilities and equipment | • Budget execution • Personnel appointment • Investment decision
Performance Management | • Review HSE performance • Lead management review • Direct improvements | • Performance evaluation • Rewards and disciplinary actions • Corrective orders

### 6.2 HSE Management Representative

Responsibility Area | Specific Responsibilities | Authority
--- | --- | ---
System Operation | • Overall operation of HSE management system • System improvement and development • Legal compliance management | • System modification • Procedure approval • Legal interpretation
Organization Management | • HSE organization operation • Work assignment and coordination • Performance management | • Task assignment • Performance evaluation • Training direction
External Affairs | • Government agency affairs • Audit and inspection response • External organization cooperation | • External negotiation • Official document dispatch • Contract conclusion

### 6.3 Safety Manager

#### 📋 Main Duties

- Establishment and implementation of safety management plans
- Safety and health education for workers
- Inspection and improvement of work environment
- Investigation of industrial accident causes and establishment of recurrence prevention measures
- Inspection and management of safety devices and protective equipment
- Safety review of machinery and equipment
- Preparation and modification of safety and health management regulations

#### 🎯 Required Qualifications

- Safety manager appointment qualification (Occupational Safety and Health Act)
- Related field degree or experience
- Safety management practical experience of 3 years or more

### 6.4 Health Manager

#### 📋 Main Duties

- Measurement and evaluation of work environment
- Health examination and follow-up management of workers
- Prevention and management of occupational diseases
- Work environment improvement and health education
- Discovery and improvement of harmful and dangerous factors
- Maintenance and management of health-related statistics
- Emergency treatment and first aid

#### 🎯 Required Qualifications

- Health manager appointment qualification (Occupational Safety and Health Act)
- Health-related qualifications such as nurse, hygienist
- Industrial health practical experience of 2 years or more

### 6.5 Environmental Manager

#### 📋 Main Duties

- Environmental impact assessment and management
- Environmental regulation compliance management
- Waste management and treatment
- Prevention of air, water, and soil pollution
- Environmental monitoring and measurement
- Establishment and implementation of environmental improvement plans
- Environmental accident response and recovery

#### 🎯 Required Qualifications

- Environmental-related engineer certification or higher
- Environmental engineering or related field degree
- Environmental management practical experience of 3 years or more

### 6.6 Department Manager

Responsibility Area | Specific Responsibilities
--- | ---
Department HSE Management | • Establish department HSE plans • HSE education for department members • Conduct daily safety inspections • Lead accident prevention activities
Worker Management | • Assign HSE roles to department members • Guide compliance with safety rules • Evaluate HSE performance • Correct dangerous behaviors
Reporting and Communication | • Report HSE status to superiors • Collect worker opinions • Suggest improvements • Immediately report accidents

## 7. Organization Procedures

### 7.1 HSE Organization Design

#### 7.1.1 Organization Design Stages

1. Current Status Analysis
   - Analysis of current organizational structure
   - Identification of workload and work characteristics
   - Evaluation of personnel status and competency
   - Review of legal requirements
2. Organization Design
   - Design optimal organizational structure
   - Define roles and responsibilities
   - Set reporting system and authority
   - Establish communication channels
3. Approval and Announcement
   - CEO approval
   - Announcement of organization chart and job assignment
   - Training for all employees
   - Implementation and monitoring

#### 7.1.2 Considerations in Organization Design

Consideration Factor | Details
--- | ---
Legal Requirements | • Mandatory appointment of managers under Occupational Safety and Health Act • Appointment criteria by workplace size • Qualification requirements and job scope
Business Characteristics | • Industry type and work risk level • Workplace location and size • Work type and working hours
Human Resources | • Current personnel status • Required competency and qualifications • Education and development plans
Budget and Resources | • Personnel cost budget • Education and training costs • Facility and equipment investment

### 7.2 Job Assignment Procedure

#### 7.2.1 Job Analysis

1. Work Content Analysis
   - Identification of main tasks and detailed tasks
   - Evaluation of task importance and difficulty
   - Calculation of workload and required time
   - Analysis of relationships with other tasks
2. Required Competency Definition
   - Education, experience, certification requirements
   - Required knowledge and skills
   - Personal characteristics and abilities
   - Communication and leadership competency
3. Performance Indicator Setting
   - Quantitative performance indicators
   - Qualitative evaluation criteria
   - Goal setting and evaluation methods
   - Feedback and improvement system

#### 7.2.2 Personnel Assignment

Review Job Requirements
⬇
Select Candidates
⬇
Competency Assessment
⬇
Assignment Decision
⬇
Appointment and Training
⬇
Performance Monitoring

## 8. Competency Management

### 8.1 Competency Requirements

Position | Education/Experience | Certification | Core Competency
--- | --- | --- | ---
HSE Management Representative | Bachelor's degree or higher, 5+ years experience | Safety manager or related qualification | Leadership, communication, problem-solving
Safety Manager | Related field graduate, 3+ years experience | Safety manager appointment qualification | Risk assessment, technical guidance, education
Health Manager | Health-related field, 2+ years experience | Nurse, hygienist, etc. | Health management, counseling, first aid
Environmental Manager | Environmental engineering related, 3+ years experience | Environmental engineer or higher | Environmental analysis, regulation interpretation, improvement
HSE Officer | High school graduate or higher, 1+ years experience | Related qualification preferred | Task performance, cooperation, learning

### 8.2 Competency Development Plan

#### 8.2.1 Education and Training System

Education Type | Target | Content | Frequency
--- | --- | --- | ---
New Employee Training | Newly assigned personnel | • Organization introduction • Roles and responsibilities • Basic job training | Within 1 month of assignment
Regular Training | All HSE organization | • Regulatory changes • New technologies • Best practices | Quarterly
Professional Training | Management level | • Professional skills • Leadership • Communication | Twice a year
Refresher Training | Certificate holders | • Legal refresher training • Qualification renewal • Latest trends | As per legal requirements

#### 8.2.2 Competency Assessment

- Regular Assessment: Twice a year (first/second half)
- Assessment Method: Written assessment, practical assessment, 360-degree assessment
- Assessment Criteria: Job performance, professional knowledge, collaboration ability
- Improvement Plan: Individual development plan based on assessment results

## 9. Communication System

### 9.1 Communication Channels

Channel Type | Participants | Frequency | Content
--- | --- | --- | ---
Management Meeting | CEO, HSE Management Representative | Monthly | • HSE performance reporting • Major issue discussion • Decision making
HSE Manager Meeting | Entire HSE organization | Weekly | • Work status sharing • Cooperation matters • Improvement measures
Departmental Meeting | Department managers, HSE officers | Monthly | • Department HSE status • Difficulties • Support requests
Company-wide HSE Meeting | All employees | Quarterly | • Policy dissemination • Performance sharing • Best practices

### 9.2 Reporting System

#### 9.2.1 Regular Reporting

- Daily Report: Field → Department Manager → HSE Officer
- Weekly Report: HSE Officer → HSE Management Representative
- Monthly Report: HSE Management Representative → CEO
- Quarterly Report: Company-wide HSE performance comprehensive report

#### 9.2.2 Emergency Reporting

- Accident Occurrence: Immediate report (within 30 minutes)
- Major Risk Discovery: Immediate report (within 1 hour)
- Regulatory Violation: Immediate report (same day)
- External Inspection: Advance report and result report

## 10. Performance Management

### 10.1 Performance Indicators

Indicator Category | Detailed Indicator | Target | Measurement Method
--- | --- | --- | ---
Organizational Efficiency | Task processing time | 90% or less of standard | Task processing records
Decision-making speed | Within 3 days | Approval system
Job satisfaction | 4.0/5.0 or higher | Satisfaction survey
Competency Level | Training completion rate | 100% | Training records
Qualification holding rate | 100% | Qualification register
Competency assessment score | 80 points or higher | Assessment results
Communication | Meeting attendance rate | 95% or higher | Attendance records
Information sharing speed | Within 24 hours | System logs

### 10.2 Improvement Management

#### 10.2.1 Regular Review

1. Monthly Review: Performance analysis by each department
2. Quarterly Review: Overall organizational efficiency evaluation
3. Annual Review: Comprehensive review of organizational structure and operation system
4. Ad-hoc Review: Immediate review when major problems occur

#### 10.2.2 Improvement Measures

- Work Process Improvement: Streamlining inefficient procedures
- Organizational Structure Adjustment: Organizational restructuring when necessary
- Competency Enhancement: Expansion of education and training
- System Improvement: IT system and tool improvement

## 11. Records Management

### 11.1 Prepared Records

Record Name | Preparer | Retention Period | Storage Location
--- | --- | --- | ---
HSE Organization Chart | HSE Management Representative | Permanent | HSE Management Department
Job Assignment Table | HSE Management Representative | 3 years | HSE Management Department
Personnel Appointment Order | HR Personnel | Permanent | HR Department
Competency Assessment Report | Each Department Manager | 5 years | Each Department
Training Records | Training Officer | 3 years | Training Department
Meeting Minutes | Meeting Secretary | 3 years | HSE Management Department

## 12. Appendix Forms

- Appendix 1: HSE Organization Chart Form
- Appendix 2: Job Assignment Table Form
- Appendix 3: Role and Responsibility Matrix
- Appendix 4: Competency Requirements Checklist
- Appendix 5: Competency Assessment Form
- Appendix 6: Training Plan Form
- Appendix 7: Performance Evaluation Form
- Appendix 8: Communication Matrix